Manual de la clase · AVA

Guía del Data Entry

De datos desordenados a decisiones claras: qué es un data entry, qué habilidades necesitas, las herramientas que vas a dominar y la referencia de fórmulas y atajos que vas a usar todos los días.

01 — El rol

¿Qué es un Data Entry?

Un Data Entry es la persona que recibe la información cruda de un negocio — hojas de cálculo mal llenadas, exportes de un CRM, formularios respondidos por distintas personas — y la convierte en una base de datos limpia, ordenada y confiable.

No es "tipear por tipear": es la primera línea entre los datos desordenados de un cliente y las decisiones claras que ese cliente necesita tomar. Por eso suele ser la puerta de entrada más pedida dentro del trabajo de Asistente Virtual — toda empresa genera datos sucios, y muy pocas personas saben ordenarlos con criterio.

02 — El día a día

¿Qué hace un Data Entry?

  1. Recibe el archivoEl cliente entrega un CSV, Excel o acceso a un formulario con información cruda, casi siempre con errores mezclados.
  2. Limpia el textoUnifica mayúsculas/minúsculas, quita espacios extra y separa o une columnas como nombre y apellido.
  3. Detecta duplicados realesCompara por un dato único (correo o cédula), no por nombre, para no borrar información válida por error.
  4. Unifica formatosFechas, monedas y unidades quedan con el mismo formato en toda la hoja.
  5. Organiza la base de datosDeja todo estructurado en Google Sheets, un CRM o Notion, listo para consultarse.
  6. Construye el reporteConecta la base a un dashboard simple: ventas por mes, por vendedor, por producto.
  7. Entrega y explicaEl cliente recibe el archivo limpio o el dashboard conectado, y sabe leer lo que le estás mostrando.
03 — Lo que se necesita

Habilidades clave

Dominar las fórmulas de Sheets es la mitad del trabajo — la otra mitad, la que casi nadie entrena a propósito, es escribir rápido y sin errores. La mecanografía es la habilidad más subestimada de un data entry: define cuántos registros puedes procesar por hora, y con eso, cuánto puedes cobrar.

Nivel básico
25–35
palabras por minuto
Todavía miras el teclado. Suficiente para uso personal, pero por debajo del mínimo que piden la mayoría de las vacantes de data entry.
Rol típicoEn formación — aún no cumple los mínimos de contratación.
Nivel intermedio
40–55
palabras por minuto
Cumple el mínimo que exige la mayoría de las ofertas (40–50 PPM con ~90% de precisión). Es el punto de entrada real al oficio.
Rol típicoData Entry Clerk / Asistente de captura
Nivel avanzado
60–80+
palabras por minuto
Precisión de 95–99%. Procesas más volumen en menos tiempo, lo que te abre puestos de mayor responsabilidad y mejor paga.
Rol típicoData Entry Specialist Senior / Data Quality Analyst

Referencia de mercado remoto en USD (varía según país, empresa y experiencia — sirve para dimensionar el techo del rol, no como promesa de pago): Data Entry Clerk ≈ 14–22 USD/hora · Specialist Senior / Data Quality Analyst ≈ 19–24 USD/hora · roles de coordinación (Data Operations Manager) desde 52.000–68.000 USD/año.

Personaje de Typing Test escribiendo en un teclado, con audífonos Practica tu tipeo con Typing Test

Habilidades técnicas

  • Fórmulas y funciones de Google Sheets para limpiar, validar y organizar datos
  • Tablas dinámicas y filtros para resumir información rápido
  • Conexión de una base de datos a un dashboard (Looker Studio o similar)
  • Manejo de formularios y CRMs (Google Forms, Typeform, HubSpot)
  • Estructura de archivos: CSV, Excel y bases de datos simples
  • Automatizaciones básicas (Apps Script, macros) — nivel avanzado

Habilidades blandas

  • Atención al detalle: un solo error de tipeo puede cambiar un reporte completo
  • Organización y gestión del tiempo para cumplir plazos de entrega
  • Discreción y manejo confidencial de la información del cliente
  • Comunicación clara para explicar hallazgos a alguien no técnico
  • Paciencia y método para sostener tareas repetitivas
  • Proactividad para detectar errores antes de que el cliente los note
04 — La caja de herramientas
GS

Google Sheets es tu herramienta principal

Es gratuita y la usa la mayoría de tus clientes — ahí es donde vas a aplicar todo lo que aprenderemos en esta clase.

Ejercicios de práctica

Abre cada caso, copia el CSV con el botón y pégalo en tu propia hoja de Sheets (Ctrl+V / Cmd+V — Sheets separa las columnas solo). Los dos ejercicios te llegan igual que a un data entry real: con todos los problemas mezclados en una sola base, no separados por función. En la clase en vivo trabajaremos además con una base densa de más de 200 filas.

Cómo trabajar cada caso
  1. Pega los datos del caso en una pestaña nueva de tu Sheets y llámala Data — ahí queda tu información tal como llegó, sin tocar.
  2. Haz clic derecho sobre esa pestaña > Duplicar, y a la copia llámala Base de datos — ese es tu espacio de trabajo.
  3. En Base de datos, agrega una columna nueva junto a los datos que vas a limpiar y escribe ahí la fórmula que te indicamos en cada caso, en la sección "Cómo resolverlo".
Ejercicio 1: Base de clientes — nombres, duplicados y fechas
NOMPROPIO · ESPACIOS · CONTAR.SI.CONJUNTO · Y() · fecha unificada
+

Así te llega una base real de cliente: nombres mal escritos, posibles duplicados con falsos positivos y fechas en formatos distintos, todo junto. Aplica cada función que ya viste, en el orden que necesites.

IDClienteCorreoTeléfonoCiudadFecha de registro
1MARIA fernandezmaria.fernandez@gmail.com3011234567Bogotá01/09/2026
2carlos Rodriguezcarlos.rodriguez@hotmail.com3109876543Medellín1-sep-26
3Juan Perezjuan.perez@gmail.com3011239988Bogotá2026/09/01
4Juan PEREZjuan.perez@gmail.com3011239988Bogotá01.09.26
5JOSE luis Gomezjose.gomez@yahoo.com3157654321CaliSept 2, 2026
6ana SOFIA torresana.torres@gmail.com3001112233Barranquilla09-02-2026
7  Pedro Ramirezpedro.ramirez@gmail.com3123334455Bucaramanga2 de septiembre de 2026
8Pedro RamirezSIN CORREO3199998888Cali2026-09-02
9LUISA martinezluisa.martinez@outlook.com3187778899Bogotá03/09/2026
10miguel ANGEL rojasmiguel.rojas@gmail.com3196665544Pereira3-sep-26
11Carmen Diazcarmen.diaz@gmail.com3002223344Cali2026/09/03
12RAFAEL suarezrafael.suarez@hotmail.com3145556677Medellín04.09.26
Cómo resolverlo (en este orden)
  1. Columna "Cliente limpio" junto a Cliente (columna B):
=NOMPROPIO(ESPACIOS(B2))
  1. Columna "¿Duplicado?" junto a Fecha de registro (columna F), comparando Correo (C) y Teléfono (D):
=Y(CONTAR.SI.CONJUNTO(C:C,C2,D:D,D2)>1,C2<>"SIN CORREO")
  1. Columna "Fecha unificada" junto a Fecha de registro — para las reconocidas como fecha, primero Formato > Número > Fecha; para las que llegan como texto:
=TEXTO(F2,"DD/MM/AAAA")
Así debería quedar (avance)
Filas 3–4: duplicado real (mismo correo y teléfono) — filas 7–8: falsos positivos, mismo nombre pero teléfono y ciudad distintos
Ejercicio 2: Contactos con nombre completo — divide, limpia y unifica
DIVIDIR · NOMPROPIO · ESPACIOS · Unir con & · CONTAR.SI.CONJUNTO · Y() · fecha unificada
+

Aquí el nombre llega completo en una sola columna, con errores de mayúsculas y espacios. Vas a dividirlo, limpiarlo, volverlo a unir en formato de factura, revisar duplicados y unificar la fecha — todo en la misma base.

IDNombre completoCorreoTeléfonoFecha de compra
1ANDRES gomezandres.gomez@gmail.com301222334401/09/2026
2andres Gomezandres.gomez@gmail.com30122233441-sep-26
3Camila Rioscamila.rios@hotmail.com31233344552026/09/01
4CAMILA riosSIN CORREO319999000009-01-2026
5  Daniel   Torresdaniel.torres@yahoo.com3157778899Sept 1, 2026
6Valeria Castrovaleria.castro@gmail.com30011122221 de septiembre de 2026
7SEBASTIAN lopezsebastian.lopez@gmail.com31455566772026-09-01
8Sebastian Lopezsebastian.lopez@gmail.com314555667701.09.26
9Natalia Vargasnatalia.vargas@outlook.com3187778899Sep/1/26
10mariana PEREZmariana.perez@gmail.com31966655441º septiembre 2026
11Felipe OrtizSIN CORREO30022233442026/09/02
12felipe ortizSIN CORREO300999888802/09/2026
Cómo resolverlo (en este orden)
  1. Antes de dividir, inserta una columna vacía a la derecha de "Nombre completo" para no pisar Correo. Selecciona Nombre completo > Datos > Dividir texto en columnas (separador: espacio) — te queda Nombre en B y Apellido en C, y Correo, Teléfono y Fecha se corren una columna (D, E, F).
  2. Columnas "Nombre limpio" y "Apellido limpio":
Nombre limpio: =NOMPROPIO(ESPACIOS(B2)) Apellido limpio: =NOMPROPIO(ESPACIOS(C2))
  1. Columna "Nombre para factura" (Apellido, Nombre) uniendo las dos columnas limpias con &:
=Apellido_limpio&", "&Nombre_limpio
  1. Columna "¿Duplicado?" comparando Correo (D) y Teléfono (E):
=Y(CONTAR.SI.CONJUNTO(D:D,D2,E:E,E2)>1,D2<>"SIN CORREO")
  1. Columna "Fecha unificada" junto a Fecha de compra (F) — Formato > Número > Fecha para las reconocidas, y para las que llegan como texto:
=TEXTO(F2,"DD/MM/AAAA")
Las letras de columna cambian según cómo quede tu hoja después de dividir — ajusta la fórmula a donde realmente estén tus columnas.
Así debería quedar (avance)
Filas 1–2 y 7–8: duplicado real (mismo correo y teléfono) — filas 3–4 y 11–12: falsos positivos, nombre parecido pero correo/teléfono distintos

Otras herramientas que también debes dominar

N
Notion
Documenta tus procesos y organiza el seguimiento de cada cliente en un solo lugar.
@
Gmail
Comunicación con el cliente, filtros y atajos de teclado para procesar la bandeja rápido.
D
Drive
Almacena y comparte de forma ordenada los archivos y bases de datos de cada cliente.
LS
Looker Studio (o similar)
Conecta tu base de datos limpia a un dashboard en vivo que el cliente puede revisar cuando quiera.
05 — Referencia rápida

Fórmulas y atajos

Las fórmulas de Sheets y los atajos de teclado que más vas a usar como data entry — abre cada categoría y copia lo que necesites.

Bono de la clase

Practica tu velocidad de tipeo

La mecanografía es la habilidad más subestimada de un data entry. Practica con nuestra app hecha para esto, a tu propio ritmo y las veces que quieras.

Practica con Typing Test Personaje de Typing Test escribiendo en un teclado, con audífonos
Abrir test de práctica
¿Primera vez? Empieza en el nivel básico y repite hasta subir de nivel.
Sigamos en contacto

¿Tienes dudas?

¿Quieres formarte como Asistente Virtual Administrativo o Data Entry? Te acompaño en todo el proceso.

Accede a mis capacitaciones aquí Contáctame y hablemos
Personaje de Typing Test escribiendo en un teclado, con audífonos ↑ Volver al inicio